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Dati in busta paga e nel libro unico del lavoro nel rispetto della privacy

A cura dell’Ufficio Stampa
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I dati riportati nei cedolini paga e nel LUL (Libro Unico del Lavoro) sono dati personali in quanto relativi ad informazioni riguardanti persone fisiche identificate (i lavoratori). Inoltre, nei cedolini paga e nel LUL sono riportati, altresì, categorie particolari di dati, fra cui anche dati relativi alla salute – e cioè attinenti alla salute fisica o mentale del lavoratore – il cui trattamento è generalmente vietato ma che i datori di lavoro possono legittimamente trattare in virtù del paragrafo 2 lett. b) dell’art. 9 del Regolamento UE 2016/679, in quanto il trattamento è necessario per assolvere gli obblighi ed esercitare i diritti specifici del titolare del trattamento/datore di lavoro o dell’interessato/lavoratore in materia di diritto del lavoro, della sicurezza sociale e protezione sociale.

Tuttavia il trattamento di tali dati, pur se lecito, va effettuato nel rispetto dei principi di cui al GDPR ed in special modo nel rispetto dei principi della:
•limitazione della finalità;
•della minimizzazione dei dati in forza del quale i dati trattati devono essere adeguati, pertinenti e limitati a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati.
Uno dei classici dati particolari presente nel cedolino è l’iscrizione ad un determinato sindacato e la questione viene normalmente risolta omettendo la sigla sindacale cui il lavoratore è iscritto.
Tuttavia vi sono altri dati che rendono necessaria l’adozione di maggiori cautele come le multe disciplinari, i pignoramenti ed alcuni riferimenti a specifici dati che rivelano lo stato di salute del dipendente o l’appartenenza a determinate categorie c.d. “svantaggiate”.
La voce “pignoramento” – Con provvedimento del 19.2.2002 il Garante per la Privacy si è occupato del trattamento dei dati idonei a rivelare la finalità della ritenuta nel cedolino ritenendolo, in termini generali, lecito e correlato alle finalità del trattamento, che è volto anzitutto a documentare al lavoratore le diverse voci relative alle competenze ed alle trattenute anche per permettere una verifica agevole circa l’esatta corresponsione della retribuzione.
Tuttavia in tale occasione è stato chiarito che la finalità di documentazione e di trasparenza, laddove vengano in considerazione specifiche voci che rivelano delicati aspetti relativi a peculiari rapporti familiari o a determinati provvedimenti giudiziari, possono essere ugualmente perseguite nel rispetto dei principi di cui al GDPR (chiaramente il provvedimento citato faceva riferimento ai principi di pertinenza e non eccedenza delle informazioni trattate ex art. 9, comma 1, lett. d), Legge n. 675/1996), mediante l’utilizzo di diciture meno specifiche che rendano ugualmente comprensibile la voce (a puro titolo di esempio: “altre trattenute”), oppure di idonei codici identificativi.
A ben vedere l’utilizzo di codici sostitutivi potrebbe essere una valida soluzione sempre a patto che al lavoratore sia consegnata una legenda che gli permetta di conoscere in modo chiaro e puntuale gli elementi che compongono la sua retribuzione e che tale legenda sia, chiaramente, anche essere messa a disposizione degli organi di vigilanza.

Fonte: Sole 24 Ore

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Credits: Federico Lodesani

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